Секреты успешного проведения семинаров


Несмотря на то, что онлайн образование уже довольно прочно захватило рынок, проведение конференций и семинаров в живом формате всё также остаётся в тренде. Во многом этому как раз способствует развитый рынок тренингов и коучинга, так как экспертам, работающим онлайн, необходимо организовывать живые мероприятия.

Рассмотрим, как проводить семинар, как его продвигать и какие организационные моменты вам придётся закрыть, чтобы мероприятие получилось успешным.

 

Планирование и реклама

 

Организация и проведение семинаров начинается с планирования. Вам нужно определиться с датой и местом проведения, решить, сколько людей вы хотите собрать на семинар и какими ресурсами вы владеете (база, команда, деньги, партнёры).

Чтобы успешно провести семинар, организовывать его следует не меньше, чем за месяц. Это особенно актуально в том случае, если вы новичок в этом деле. Со временем вы поймёте, как проводить семинар и на что обращать внимание при организации, и поэтому у вас будет уходить меньше времени.

Рекламу лучше запускать за 3 недели, чтобы люди спланировали свой график.

Чем ближе мероприятие, тем выше стоимость рекламы. Чем выше ставка, тем чаще показывается реклама. Если до мероприятия ещё осталось время, то ставку можно ставить небольшую. Поэтому лучше начинать за 3 недели: в первую неделю вы тестируете рекламу и смотрите, какие каналы лучше всего работают. Затем настраиваете все параметры нужным образом и рекламируетесь уже в полную силу.

Учтите, что здесь речь идёт о том случае, если участвовать в семинаре будут до 1000 человек, и при этом мероприятие будет бесплатным. За месяц вполне можно собрать такое количество людей.

Если вы планируете собирать больше участников на семинар, его нужно планировать минимум за 3 месяца.

Какой день для мероприятия лучше всего выбрать? Один из худших вариантов – пятница, потому что в пятницу вечером люди отдыхают. Суббота – это тоже обычно день отдыха. Если вы планируете проведение конференций и семинаров, лучше устраивать такие мероприятия с понедельника по четверг.

 

Зал для семинара

 

Очень важно решить, где провести семинар. Не слишком экономьте на зале. К примеру, не выбирайте для мероприятия окраину города, где вечером лучше не появляться. Доходимость будет очень низкой, и даже если человека привлекла тема и он собирался участвовать в семинаре, место проведения может его отпугнуть.

Лучше всего организовать мероприятие в центре. Центр дороже, но люди привыкли туда ездить. Поехать в центр на мероприятие – это нормально для людей, а вот поехать на окраину – это уже вызывает сомнения.

Когда вы выбираете зал, учитывайте, что вход в зал должен быть напротив сцены, где будет выступать спикер, либо в углу. Если дверь будет располагаться слева, справа или позади спикера, он будет постоянно нервничать, потому что участники будут то выходить, то заходить. Дверь в этом случае можнозакрыть на ключ, однако нужно обязательно предупредить об этом всех присутствующих.

В зале обязательно должны быть окна либо очень высокие потолки. Важно, чтобы работала вентиляция и был кондиционер.

Вам нужно заранее понимать, что есть в зале, возможна ли установка проектора, есть ли специальный экран, микрофоны и так далее. Лучше прийти заранее и всё проверить.

Заранее позаботьтесь о том, чтобы зал было просто найти. Не берите помещение, которое спрятано от людских глаз, как сокровища, зарытые под пальмой на необитаемом острове. В попытках сэкономить вы экономите в первую очередь на себе, на своих продажах. Если зал сложно найти, человек заранее приходит с негативными эмоциями. Ваша задача – избежать любого негатива, который может возникнуть до того момента, пока все не рассядутся по местам и не начнётся мероприятие.

 

Ваши ресурсы

 

Прежде чем составлять конкретный план проведения семинара, оцените ресурсы, которыми вы сейчас владеете. Что это может быть? Допустим, база е-мейл адресов. На неё можно сделать рассылку на тему того, что вы организуете живое мероприятие.

Часто бывает так, что люди из других городов пишут в ответ и просят организовать онлайн трансляцию. Вы можете пойти им навстречу, но учтите один важный момент. По сути, у вас в этом случае будет две формы проведения семинара: вживую и онлайн. И если вы запускаете трансляцию, люди могут не дойти на живое мероприятие, потому что спокойно посмотрят его дома. Поэтому лучше делать два отдельных лендинга. Один – под трансляцию, и вы рекламируете его не на тот город, где будет семинар. В другом лендинге не должно быть написано про трансляцию.

Организация и проведение семинаров – это дело не для одного человека. Есть ли у вас люди, команда, кто-то, кто может вам помочь? Важно найти людей, которые закроют организационные и технические вопросы. В зависимости от формы проведения семинаров вам потребуется разное количество членов команды. К примеру, для организации онлайн мероприятия нужно меньше людей, тогда как проведение конференций и семинаров требует достаточно большое количество физических ресурсов.

Можно обратиться к людям, которые предоставляют услуги проведения семинара. Они найдут помещение, обо всём договорятся, предоставят помощников непосредственно на мероприятие. Либо вы можете сделать вкладку на лендинге «Стать волонтёром», но на старте лучше брать кого-нибудь проверенного.

Финансовые ресурсы также играют не последнюю роль. Посчитайте, сколько у вас есть денег. От этого как раз зависит то, какую вы соберёте команду, сможете ли вы себе позволить услуги проведения семинара от профессионалов или будете надеяться на волонтёров.В целом организация и проведение семинаров и конференций – это не тот бизнес, который можно делать без денег. Вам нужно платить за зал, за рекламу, подготовить раздаточные материалы и так далее.

 

Итак, составляя план проведения семинара, прежде всего оцените, что у вас есть. Ключевые моменты – это деньги и база.

Помните, что живые мероприятия вызывают больше доверия, и конверсия на них более высокая. Всё дело в том, что спикер непосредственно видит людей, их реакцию, обратную связь, и может грамотно подстроиться под аудиторию и раскачать её.

Комментарии ()